Dokumentenmanagement mit bitfarm-Archiv Schweiz

Dokumentenmanagement bitfarm-Archiv

bitfarm-Archiv ist die umfassende Lösung für die elektronische Verwaltung aller Dokumente. Von der Erfassung über die Verteilung und Bearbeitung bis zur Archivierung erleichtert Ihnen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) den Büroalltag.

bitfarm-Archiv kann nahtlos in XOR Backoffice integriert werden und bildet damit einen wichtigen Teil der vollständigen Digitalisierung. Mit dem DMS lassen sich Arbeitsprozesse optimieren und Dokumente leichter finden und bearbeiten. Die Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten kann über Workflows automatisiert werden. Auch komplexe Prozesse können abgebildet werden. Das DMS ist die zentrale Komponente des papierlosen Büros.

Bezeichnung	Nutzen
Erfassen	Dokumente und Dateien können über verschiedene Wege ins DMS gelangen. Papier wird über einen Scanner digitalisiert, wobei gedruckte Texte durch optische Zeichenerkennung (OCR) in bearbeitbare und durchsuchbare Texte umgewandelt werden. Dokumente aus XOR Backoffice, E-Mails und andere digitale Dokumente werden direkt erfasst. Bei der Aufnahme ins DMS werden Dokumente sortiert, kategorisiert und indiziert (Verschlagwortung, Tagging). Dies kann automatisiert und manuell erfolgen.
Verteilen	Über festgelegte Regeln (Workflow) oder manuell werden bestimmte Dokumente den zuständigen Personen zugewiesen. Workflows können mehrstufig über mehrere Personen oder Gruppen definiert werden. Nach jedem Bearbeitungsschritt leitet das DMS die Dokumente an die für den nächsten Schritt zuständigen Personen weiter.
Bearbeiten	Der Stand der Bearbeitung kann von berechtigten Mitarbeitern jederzeit überwacht werden. Alle Veränderungen eines Dokuments werden in der Historie protokolliert. Die Versionierung stellt zudem sicher, dass ältere Versionen eines Dokuments abrufbar bleiben.
Archivieren	Die sichere Aufbewahrung der Dokumente ist eine wichtige Aufgabe des DMS. Eine revisionssichere Archivierung kann für Dokumentenarten eingerichtet werden, für die entsprechende gesetzliche Vorgaben gelten.
Löschen	Je nach Dokumentenart bestehen gesetzliche Regelung zur Aufbewahrung oder zu Löschfristen. Mit dem DMS können solche Regeln eingehalten werden. So können z.B. Rechnungen nach 10 Jahren oder Bewerbungen nach 6 Monaten automatisch gelöscht werden.
Suchen	Zentrale Aufgabe des DMS ist die rasche Bereitstellung von Dokumenten. Über die umfangreiche Suchfunktion können Dokumente schnell gefunden werden. Es kann nach Schlagworten oder in Feldinhalten gesucht werden (z.B. Belegdatum oder Rechnungsbetrag). Oder über den gesamten Volltext, samt Fundstellenmarkierung.

Bezeichnung

Nutzen

Erfassen

Dokumente und Dateien können über verschiedene Wege ins DMS gelangen. Papier wird über einen Scanner digitalisiert, wobei gedruckte Texte durch optische Zeichenerkennung (OCR) in bearbeitbare und durchsuchbare Texte umgewandelt werden. Dokumente aus XOR Backoffice, E-Mails und andere digitale Dokumente werden direkt erfasst. Bei der Aufnahme ins DMS werden Dokumente sortiert, kategorisiert und indiziert (Verschlagwortung, Tagging). Dies kann automatisiert und manuell erfolgen.

Verteilen

Über festgelegte Regeln (Workflow) oder manuell werden bestimmte Dokumente den zuständigen Personen zugewiesen. Workflows können mehrstufig über mehrere Personen oder Gruppen definiert werden. Nach jedem Bearbeitungsschritt leitet das DMS die Dokumente an die für den nächsten Schritt zuständigen Personen weiter.

Bearbeiten

Der Stand der Bearbeitung kann von berechtigten Mitarbeitern jederzeit überwacht werden. Alle Veränderungen eines Dokuments werden in der Historie protokolliert. Die Versionierung stellt zudem sicher, dass ältere Versionen eines Dokuments abrufbar bleiben.

Archivieren

Die sichere Aufbewahrung der Dokumente ist eine wichtige Aufgabe des DMS. Eine revisionssichere Archivierung kann für Dokumentenarten eingerichtet werden, für die entsprechende gesetzliche Vorgaben gelten.

Löschen

Je nach Dokumentenart bestehen gesetzliche Regelung zur Aufbewahrung oder zu Löschfristen. Mit dem DMS können solche Regeln eingehalten werden. So können z.B. Rechnungen nach 10 Jahren oder Bewerbungen nach 6 Monaten automatisch gelöscht werden.

Suchen

Zentrale Aufgabe des DMS ist die rasche Bereitstellung von Dokumenten. Über die umfangreiche Suchfunktion können Dokumente schnell gefunden werden. Es kann nach Schlagworten oder in Feldinhalten gesucht werden (z.B. Belegdatum oder Rechnungsbetrag). Oder über den gesamten Volltext, samt Fundstellenmarkierung.

Anwendungsfall Eingangsrechnungen

Das folgende Beispiel werden Kreditorenrechnungen archiviert. Es zeigt einen Workflow, wie er so oder ähnlich in vielen Unternehmen vorkommt.

+– 1. Erfassung & Archivierung

Die Papierrechnung wird mit einem handelsüblichen Multifunktionsgerät eingescannt. Die vom Scanner erstellte PDF-Datei wird, je nach IT-Infrastruktur, direkt auf dem DMS-Server abgelegt oder an ein E-Mail-Konto gesendet. Das DMS holt die Datei ab und importiert sie. Ab hier ist das Dokument revisionssicher archiviert und sein Volltext erstellt.

Wird das Dokument als Rechnung erkannt, z.B. anhand der Kodierzeile auf dem Einzahlungsschein, wird es vom System in das entsprechende Archiv «Eingangsrechnungen» verschoben. Gewisse Zusatzfelder für Rechnungen wie z.B. Belegdatum und Betrag werden automatisch abgefüllt.

Workflow bitfarm DMS, Teil 1/3

+– 2. Prüfung & Freigabe

Dokumente im Archiv «Eingangsrechnungen» werden der Geschäftsleitung zur Prüfung vorgelegt. Sie gelangen automatisch in die Aufgabenliste der zuständigen Personen. Eine dafür berechtigte Person überprüft die Rechnung, weist ihr den Status «freigegeben» zu und setzt den Workflow fort.

Falls das Dokument vom System nicht als Rechnung erkannt wird, ist eine manuelle Bearbeitung nötig. Eine gültige Rechnung kann dann von der zuständigen Person ins Archiv «Eingangsrechnungen» verschoben werden, um den Workflow fortzusetzen. Auch die Zusatzfelder (z.B. Belegdatum und Betrag) können manuell abgefüllt oder korrigiert werden, sollte die Erkennung beim Import für ein Dokument nicht zuverlässig funktioniert haben.

Die freigegebene Rechnung wird vom System den nun neu zuständigen Personen zugewiesen.

Workflow bitfarm DMS, Teil 2/3

+– 3. Zahlung & Verbuchung

Die Rechnung ist der Buchhaltungsabteilung zugewiesen worden. Entsprechende Personen sehen das Dokument in ihrer Aufgabenliste.

Im XOR Backoffice wurde bereits automatisch eine Rechnung mit der betreffenden Kreditorenadresse und dem Rechnungsbetrag vorbereitet. Eine zuständige Person verbucht die Rechnung im XOR Backoffice und löst die Zahlung aus.

Im DMS vergibt die Person der Rechnung dann den Status «verbucht» und schliesst den Workflow ab. Das Dokument verbleibt im Archiv. Wenn eine Rechnung acht Tage nach Freigabe noch nicht verbucht wurde, erhalten definierte Personen eine entsprechende Meldung.

Das System protokolliert jede Änderung am Dokument.

Workflow bitfarm DMS, Teil 3/3